Met nieuwe koers naar een slagvaardigere organisatie

Een grote landelijke publieke uitvoeringsorganisatie stond voor een ingrijpende ontwikkelopgave. Een nieuwe strategische koers en een kleiner directieteam vormden de aanleiding om de besturing en inrichting opnieuw te ontwerpen.

Al snel bleek dat de opgave verder ging dan structuur alleen. Verantwoordelijkheden en mandaten waren niet altijd helder, organisatiebrede besluitvorming kostte veel tijd en de sterke cultuur van brede betrokkenheid maakte het soms lastig om keuzes te maken en vast te houden.

De centrale vraag werd daarom: hoe ontwerpen we een organisatie waarin betrokkenheid behouden blijft, maar verantwoordelijkheden duidelijker zijn, besluitvorming slagvaardiger wordt en de structuur de nieuwe strategische koers ondersteunt? Bright & Company begeleidde dit proces vanaf de voorfase en de eerste contourenschets tot en met het definitieve besluit.

Vanwege de korte doorlooptijd kozen we voor een compact en intensief ontwerptraject, met een klein kernteam dat de samenhang en voortgang bewaakte. We werkten nauw samen met het directieteam en betrokken medewerkers en experts gericht bij de vraagstukken waar hun kennis en perspectief nodig waren.

In korte, intensieve “pressure cookers” werkten we de belangrijkste ontwerpvragen rond sturing, verantwoordelijkheden, samenwerking en structuur uit. De opbrengsten vertaalden we steeds naar concrete voorstellen, dilemma’s en keuzes voor het directieteam. Genomen besluiten vormden vervolgens het vertrekpunt voor de volgende ontwerpstap.

Dit vaste ritme van ontwerpen, toetsen, besluiten en doorbouwen zorgde voor focus en tempo. Zo brachten we de organisatie in korte tijd van de eerste contouren naar een integraal organisatieplan en begeleidden we ook de formele advies- en besluitvorming tot aan het definitieve besluit.

Het resultaat is een meer samenhangende en slagvaardige organisatie, met duidelijker belegde verantwoordelijkheden en mandaten en een structuur die de nieuwe koers ondersteunt.

Minstens zo belangrijk: het traject liet zien dat betrokkenheid en slagvaardigheid prima samen kunnen gaan. Door mensen gericht te betrekken én helder te zijn over besluitvorming, kon de kennis uit de organisatie worden benut zonder aan tempo in te boeten.